Software-Agenten zur Unterstützung Transaktiver Memory Systeme

Open Course Workspace Learning #ocwl11), Einheit 3, 21.11. – 28.11.2011: Transaktives Gedächtnis – Ich weiß, was Du weißt.

Die Beschreibung des „Transaktiven Gedächtnisses“ stützt sich auf den Grundlagentext von D. M. Wegner, der von der Psychologie-Studentin „Korychinska“ sehr treffend anhand eines anschaulichen Beispiels erläutert wurde: (Quelle)

Man unterscheidet drei Arten des Gedächtnisses: internes, externes und eben das transaktive Gedächtnis. Das interne Gedächtnis bezieht sich auf das Individuum. … Als externes Gedächtnis kann man alle Informationen bezeichnen, die mit Hilfe verschiedenen Medien (z.B. Bücher, CDs, Notizbuch) gespeichert werden.

Das transaktive Gedächtnis besteht aus individuellen Gedächtnissystemen einer Gruppe, die miteinander in Kommunikation stehen. Wie beim internen Gedächtnis gibt es hier auch drei Phasen. Während der Kodierung wird die Verantwortung für bestimmte Informationen verteilt. Die Mitglieder der Gruppe sind für die Speicherung von diesen Informationen zuständig, die ihre Wissensdomäne betreffen – man spricht hier von der Expertise.

Ein Transaktives Gedächtnis kann mit drei Begriffen beschrieben werden: Item, Label und Location. Item ist das eigentliche Wissen (z.B. die Telefonummer des Freundes), Label ist eine Bezeichnung des Wissens (z.B. die Bennung “Tel Peter”). Location ist der Speicherort dieser Information. Beim Transaktiven Gedächtnis kann der Speicherort dabei eine andere Person sein. Was beim Beispiel mit der Telefonnummer künstlich wirkt, kann bei anderen Beispielen aus der Praxis sehr wichtig sein. So weiß ich z.B. wer meiner Kommilitonen sich gut mit statistischen Verfahren auskennt (Item=das eigentliche Wissen, dass ich auch in einem Buch nachlesen könnte, Label=komplizierte Statistik, Location=Peter).

Die Aufgabenverteilung in Teams lässt sich gut in abstrakte Rollen und Zuständigkeiten übertragen. So ist es nicht mehr nötig, dass jeder Wissensinhalt bekannt ist, über den die unterschiedlichen Personen verfügen. Margerison / McCann entwickelten hierzu ein Modell für die Personal-, Team- und Organisationsentwicklung.

Team Management Rad von Margerison-McCann

Team Management Rad von Margerison-McCann

Dr. Ulrich Remus von der Uni Erlangen sieht Kommunikationsstrukturen im Zentrum eines transaktiven Gedächtnisses. Er schreibt:

Funktionierende Kommunikationsstrukturen sind Voraussetzung für ein Organisatorisches Gedächtnis. … Ein Transaktives Memory System (TMS) setzt sich aus einer Menge von individuellen Gedächtnissen und der Kommunikation zwischen den beteiligten Individuen und Personen (Agenten) zusammen.

Unterstützung Transaktiver Memory Systeme in Organisationen und Unternehmen

Bei größeren Gruppen wird die Umsetzung eines funktionierenden Transaktiven Memory Systems daran scheitern, dass es für einzelne Gruppenmitglieder unmöglich ist, den jeweils aktuellen Expertenstatus von mehr als 20 Personen zu kennen. Die Unterstützung des Systems mit geeigneter Software ist daher eine der Voraussetzungen für eine transparente Wissenslandschaft.

Workflow Management Systeme

Workflow Management Systeme regeln die Aufgabenteilung innerhalb einer Organisation bis ins kleinste Detail. Ihre Pflege kann je nach Funktionalität sehr aufwändig werden. Im täglichen Gebrauch kommen sie schnell an ihre Grenzen.

Hinzu kommt, dass ihre Einführung entweder mit einem sehr hohen Aufwand verbunden ist oder aber dass sie standardisierte Prozesse anbieten, die viel zu starr sind und daher die tatsächlichen Unternehmensprozesse nicht abbilden. Schlimmstenfalls werden Mitarbeiter in Arbeitsprozesse gedrängt, die überhaupt nicht ihrer „Arbeitswirklichkeit“ entsprechen. Die Akzeptanz der Systeme seitens der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen ist daher meist sehr gering ausgeprägt.

Die Einführung bringt noch weitere Tücken mit sich. Es liegt durchaus im Bereich des Möglichen, dass Prozesse bereits veraltet sind, während das System noch nicht einmal richtig eingeführt wurde. Die kontinuierliche Nutzbarkeit und Nützlichkeit von Workflow Management Systemen ist insbesondere bei wissensintensiven Prozessen, die sich häufig ändern, zu überdenken. Anders ist das im produzierenden Gewerbe wie z.B. bei den Automobilherstellern oder Zulieferern. Hier lassen sich Prozesse gut standardisieren und in Workflow-Management-Systemen abbilden.

Neuere Systeme versprechen die einfache „Out of the Box-Anpassung“ an Unternehmensprozesse. Doch bringt auch dies Herausforderungen mit sich. Wenn die Geschäftsprozesse (inclusive der Rollen einzelner Mitarbeiter/innen) nicht gut dokumentiert sind, muss die Umsetzung von softwaregestützten Transaktiven Memory Systemen dennoch scheitern.

Multiperspektivische- und Adaptive Systeme

Multiperspektivische Systeme, die unterschiedliche Sichtweisen auf die Wissensgemeinschaft (z.B. das Unternehmen, die Community) zulassen, passen sich an die individuellen Bedürfnisse Ihrer User an. Dabei können je nach Anforderung Prozesse, Ressourcen, räumliche Strukturen oder Rollen den Blick auf das Gruppenwissen bestimmen. Sie sind daher nicht so starr und schwerfällig, wie herkömmliche Workflow-Management-Systeme.

Doch gilt auch hier, dass die Aufwände für Wartung, Pflege und Redaktion zum Betrieb solcher Systeme sehr hoch ist. Ist die erste große Hürde der Systemeinführung erfolgreich genommen, so werden häufig die Herausforderungen unterschätzt, die während des laufenden System-Betriebs entstehen.

Organisations- und Kommunikationsstrukturen in einem Multiagentensystem

Organisations- und Kommunikationsstrukturen in einem Multiagentensystem

Social Software und Multiagentensysteme

In Unternehmen wird man in der Regel eine über die Jahre organisch gewachsene Landschaft mehrerer Systeme vorfinden. Die Einführung neuer Systeme bedeutet daher meist, dass andere abgeschafft werden müssen. Dies stößt in den für die Systeme zuständigen IT-Abteilungen selbstverständlich auf großen Wiederstand. Häufig findet man sogar mehrere parallel laufende Systeme mit ähnlicher Funktionalität.

Es ist also gut zu überlegen, ob es sinnvoll ist, die System-Landschaft mit noch weiteren Systemen zu erweitern. Sofern die bestehenden Systeme nicht hoffnungslos veraltet sind, können Multiagentensysteme (Definition auf Wikipedia) hier eine gangbare und mehrheitlich akzeptierte Lösung darstellen.

Das Prinzip Multiagentensystem steht für die Verwendung von mehreren unterschiedlichen Systemen (oder Software-Agenten, siehe Definition auf Wikipedia) die durch Schnittstellen intelligent miteinander verknüpft sind und die sich Synergien untereinander zunutze machen.

Neben der komplexen Herausforderung, Kommunikationsprozesse innerhalb organisch gewachsener Systemlandschaften zu identifizieren und zu steuern, gibt es auch technische Hürden. Schnittstellen müssen programmiert werden. Dabei ist die Datengrundlage einzelner Agenten nicht immer deckungsgleich und auch die Programmier-Paradigmen unterscheiden sich drastisch. Vieles wird sich auf technischer Ebene nicht oder nur mit sehr großem Aufwand verwirklichen lassen. Umfassende Machbarkeitsstudien sind daher Voraussetzung für entsprechende Vorhaben.

Dem gegenüber steht, dass die Vorteile von Multiagentensystemen immens sind: Es wird Rücksicht auf die gewachsene Systemlandschaft genommen. Das führt zu großer Akzeptanz seitens der IT-Abteilungen sowie der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, die mit den Systemen arbeiten. Die Selbstorganisation wird von individuell und frei wählbaren Agenten im Transaktiven Memory System unterstützt und gefördert.

Quellen:

http://ocwl11.wissensdialoge.de/transaktives-gedachtnis-zusammenfassung-der-offline-session-3/#more-924
http://ocwl11.wissensdialoge.de/einheit-3-transaktives-gedachtnis-und-informationsaustausch/
http://www.wi3.uni-erlangen.de/fileadmin/Dateien/Publikationen/Ulrich_Remus/Remus_wm2001.pdf

Wegner, D. M. (1987). Transactive memory: A contemporary analysis of the group mind. In B. Mullen & G. R. Goethals (Eds.), Theories of group behavior (pp. 185-208). New York: Springer.

http://www.wjh.harvard.edu/~wegner/pdfs/Wegner%20Transactive%20Memory.pdf

Webseite von Jane Heart: Top 100 Tools for learning.

 2011 Gartner, Inc.  Hype Cycle for Networking and Communications

 

 

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